2.1 Systematik der Innenauftragsrechnung
Nach einiger Recherche hat sie die Innenauftragsrechnung als mögliche Lösung für ihre Anforderungen identifiziert.
Die Natur der Innenaufträge
Innenaufträge sind innerhalb des SAP-Systems dazu gedacht, eine genauere Überwachung von Kosten und ggf. auch Erlösen von einzelnen Kostenträgern zu ermöglichen, indem sie eine feinere Gliederung als die Kostenstellenrechnung bieten. Hierbei kann ein Fokus auf die Frage gerichtet sein, »wofür« die einzelnen Kosten entstanden sind. Während sich die Kostenstellen oftmals an der organisatorischen Struktur des Unternehmens orientieren und damit dauerhaft erhalten bleiben, können Innenaufträge auch temporärer Natur und nicht unbedingt nach der Organisation des Unternehmens gegliedert sein.
Kirsten Lotse entschließt sich dazu, für die einzelnen Buchprojekte eigene Innenaufträge anzulegen. Hierdurch können alle direkt mit einem Buch im Zusammenhang stehenden Kosten, z.B. teilweise extern vergebene Arbeiten wie Korrektorat oder Satz und Layout, zusammengefasst werden. Sie könnte im SAP-GUI-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Innenaufträge • Stammdaten • Spezielle Funktionen • Anlegen (Transaktion KO01) einen Innenauftrag anlegen. Oder als Variante unter Rechnungswesen • Controlling • Innenaufträge • Stammdaten • Stammdaten • Order Manager (Transaktion KO04). Hier sind »Anlegen«, »Ändern« und »Ansehen« in einer Funktionalität möglich.
Eine weitere Möglichkeit, einen Innenauftrag anzulegen, ist die Nutzung einer Fiori-App. Kirsten Lotse entscheidet sich für diese moderne Möglichkeit und wählt die Fiori-App »Innenaufträge verwalten«. Nachdem sie die App gestartet hat, muss sie zur Anlage des neuen Innenauftrags zunächst die sogenannte Auftragsart angeben.
Auftragsarten
Über die Auftragsart werden einzelne Aufträge nach ihrer späteren Verwendung unterschieden. Dazu werden in der Auftragsart verschiedene Parameter festgelegt, die die Durchführung des Auftrags beeinflussen. Wichtige Funktionen sind zudem die Festlegung des Nummernkreises und des Auftragslayouts (Darstellung des einzelnen Auftrags). Denkbar wäre eine Unterscheidung der Auftragsarten nach der jeweiligen Zweckbestimmung der Innenaufträge.
Gemeinkostenaufträge
Gemeinkostenaufträge sind geeignet, zeitlich begrenzte Maßnahmen (bspw. einen Messestand auf der Buchmesse) oder dauerhaft zu überwachende Teile der Gemeinkosten (Fahrzeuge der Kostenstelle »Fuhrpark«) im Auge zu behalten.
Investitionsaufträge
Über Investitionsaufträge könnten einzelne aktivierungsfähige Investitionskosten für selbst erstellte Anlagengüter überwacht werden, die sich später ins Anlagenvermögen abrechnen lassen. Denkbar wären hier auch entsprechende Gebäudeaufträge.
Abgrenzungsaufträge
Auf Abgrenzungsaufträgen können periodenbezogene Abgrenzungen zwischen in der Finanzbuchhaltung gebuchten Aufwendungen und in der Kostenrechnung belasteten kalkulatorischen Kosten überwacht werden. Ein einfaches Beispiel wäre die Verteilung von Urlaubs- und Weihnachtsgeld auf die einzelnen Perioden in der Kostenstellenrechnung, während seitens der Finanzbuchhaltung die tatsächlichen Kosten dann im entsprechenden Monat auf den Abgrenzungsauftrag gebucht werden.
Aufträge mit Erlösen
Erlösaufträge dienen der Überwachung von Kosten und Erlösen, die für Leistungen anfallen. Sofern nicht das SAP-Modul SD für die Abwicklung des Vertriebs eingesetzt wird, ersetzen Erlösaufträge die Kundenaufträge. Im eigentlichen Sinne kann bei Aufträgen, die sowohl Kosten als auch Erlöse gestatten, von »Kostenträgern« geredet werden.
Für ihren Verlag hat die Controllerin bereits eine entsprechende Auftragsart festgelegt, die auf einen bestimmten Nummernkreis und ein entsprechendes Auftragslayout verweist. Da wir in diesem Buch einen Schwerpunkt auf die Einführung in CO legen wollen, werden wir nicht auf die Details des Customizings eingehen, sondern nur die vorhandenen Einstellungen für dieses Beispiel darstellen und wesentliche Punkte erläutern. Für das Customizing im Controlling empfehlen wir die Bücher »Innenaufträge in SAP S/4HANA® – Customizing« (Christian Sterlepper, Martin Munzel) und »Controlling mit SAP S/4HANA® – Customizing Kostenstellenrechnung« (Andreas Unkelbach, Martin Munzel), die ebenfalls bei Espresso Tutorials erschienen sind.